R4年1月から電子取引の紙保存不可!電子は電子で保存~2022電子帳簿保存法改正

こんにちは!

和歌山市の女性税理士、内西です。


2022年の電子帳簿保存法改正で、2022年1月から全ての事業者が行う取引のうち電子取引については、従来の紙に印刷して保存することが不可となり、電子で保存しなければならなくなりました。


今回は、個人事業者の方について、一体何をどうすればいいのかを解説していこうと思います。


電子取引なんてややこしいもの、

うちの事業所してない


と考えている事業主の皆様、結構やっています。電子取引。


電子取引って何?

電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」をいいます。

・EDI取引

・インターネット等による取引

・電子メールにより取引情報を授受する取引

・インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等


こうやって見ると、自分には関係ないように思えますが、

ネットで事務用品や電気製品などを購入し、領収書等をネット上からとる場合

電磁的方式により行う取引になります。


領収書等を紙でおくってもらった場合は、電子取引にはなりません。


つまりは、紙で請求書、領収書が出ない取引とイメージしてもらえればいいでしょうか?


「毎月請求書をメールに添付しておくってくる仕入れ先がある」

この場合、電子取引となります。

「カードの利用明細はカード会社のHPからダウンロードして印刷している」

この場合も電子取引

「FAXでおくられてくる請求書等をエコのため印刷せずパソコンにPDFで保存している」

この場合も電子取引(紙で印刷したら電子取引ではありません)


相手側から、紙で受け取らず、「データー」で受け取る取引が電子取引です。


アマゾンや楽天、ヤフーでものを購入した場合、その請求書、領収書は、ブラウザ上でダウンロードして、事業で使うのならば、それをプリントアウトしていると思います。

また、メールで請求書等を添付して送られてきたらそれをプリントアウトしますよね。メール本文が請求書等なら、そのメール自体を紙で印刷します。

そしてそれらの請求書、領収書を紙で保存して、経費にいれていると思います。

このプリントアウトした請求書、領収書が、今回の改正で、来年のR4年1月から使えなくなります。

電子のものは、電子で保存

これが、全ての事業者強制されます。

電子は電子で保存ってどう保存するのか?

パソコンなら、請求書等をダウンロードしてPDFで保存しても、スクリーンショットをとってPNGで保存してもいいです。

スマホや、従業員が立て替えてネット購入した事業用の用品代などはダウンロードした請求書・領収書等をスクリーンショットをとったものを会社のパソコンにメールで送ったりしてそれを保存します。

例えばこのアマゾンで購入した浮き輪(どう考えてもレジャー用で経費になりませんが例えなので・・・)

アマゾンの注文履歴から




そうして印刷して保存していましたが、R4年1月からは電子のものは電子で保存が強制されます。

なので印刷をせずにPDFに保存します。上記の部分をクリックすると下のダイアログが表示されるので、ここでプリンターを選ばずに「PDFに保存」を選択して下の印刷タブをクリック。



そうすると次はPDFの保存場所を聞いてくるので、電子取引のPDFやPNGなどを保存するファイルを作って全てそこに保存するようにします。

ファイルを選んでこのPDFに名前をつけます。

取引年月日 取引先 取引金額

の3つを名前にします。

 

そうして保存をクリック。

これで電子で保存できました。


実際必要になるのは2022年1月以降なので、それまで電子保存は必要ありません。


電子取引データーの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程


電子的に受け取った請求書・領収書等についてはデーターのまま保存しなければなりませんのでそのことを証明するためにいくつかの方法があります。

その中で、一番手っ取り早いのが

「電子取引データーの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」 の備え付けです。

この規定の雛形はこちらから入手できます。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者の例)(Word/15KB)

  👆 👆国税庁HPより

この規定の通りにデーターを管理します。


まとめ

R4年1月からは電子でもらったっものは電子で保存しなければならなくなります。


個人事業者のかたは、

❶電子で受け取ったデーターを1年ごとにまとめてファイルを作成しそこに全て保存

❷PDFの名前を必ず 取引年月日 取引先 取引金額 にする

❸「電子取引データーの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の備え付け


この3点を紙での保存に代えてすることが必須になってきます!!


注:基準期間の課税売上高が1,000万円を超える事業者の方については、データについて検索機能を備えていなければなりません。

要は税務調査が入ったとき、税務職員の質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができればいいのです。

例えばこの年でアマゾンで購入したものの明細をみせてほしい とか アマゾンで買った10万円以上のものの明細をダウンロードしてほしいとか。

電子取引が一年を通じて、そんなにないといった場合には上記のようにPDFに 取引年月日 取引先 取引金額 をつけることで Windowsのエクスプローラー等の標準機能でPDFが検索できます!


具体的にはこんな感じ👇

電子取引の保存しているフォルダを開きます。


アマゾンで買った10万円以上の商品がないことが分かります!




面倒だ・・・ネットでものを買うときは必ず領収書を送ってもらうようにしよう

電子で請求書は遠慮しよう

FAXは紙出しに変えよう

・・・と世の中の電子化の足かせにならないか心配です。


以上、個人事業主様の場合、するべき事を解説しました!!


補足

法人の場合でも十分上記で大丈夫なのですが、備え付ける「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」が法人では異なります。

雛形は国税庁のHPから法人のものをダウンロードして入手して下さい

国税庁:参考資料(各種規程等のサンプル)




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