電子帳簿保存法・電子取引をデータで保存する超簡単な方法～freee会計のファイルボックス使用
こんにちは。
和歌山市の女性税理士、内西です。
令和6年1月から電子帳簿保存法のうち、電子取引に関して
全ての事業者が、電子で保存しなければならなくなります。
（電子帳簿保存法第7条）
以下のブログにデータの保存方法を記載しています（個人事業者の場合）
R4年1月から電子取引の紙保存不可！電子は電子で保存～2022電子帳簿保存法改正
なお、令和4年度税制改正で、この義務化に宥恕規定（※）がはいり、
スタートが令和6年1月1日以降となりました。
※システム等の準備が追いつかないなど、
やむを得ない理由がある場合には
これまで通り紙での保存を認める
という内容：期限が令和5年12月31日
また、
電子で保存されたデーターの検索要件が「取引年月日 取引金額 取引先」
の3項目に限定され、検索機能についても、
基準期間の課税売上高が、5000万円以下の小規模事業者について、
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、
この検索機能の全てが不要となっています。
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freee会計のファイルボックスで超簡単
基準期間の課税売上高が、5000万円以下の事業者であれば、
税務調査などが入ったときに税務職員に尋ねられたファイルをささっと提示できれば、
検索機能全てが不要なので、
電子取引の分はきっちりダウンロードして、
年度ごとに一つのファイルに置いておく。
少ししかない場合はファイル名に取引先を入れておくくらいでも充分でしょう。
大量にある場合は、
「取引年月日 取引金額 取引先」
をPDFの名前にして保存すればOK です。
しかし、このPDFの名前に上記3点を入力するのも面倒といえば面倒です。
そこで、freee会計を使っている方は是非、ファイルボックスに保存しましょう！
（個人の方のスタータープランでは1ヶ月5枚しか保存できないのでそれ以上の電子取引がある場合は保存できません）
具体的には、ダウンロードしたデータをfreee会計のファイルボックスにいれ
上記3点
「取引年月日」「取引金額」「取引先」
を入力するだけ
・・・・なんだ結局入力するのか・・・
と思うかもしれませんが、
自動で、読み取れた場合は
何もせずとも入力済になっています。
また入力するときに、
ファイルを見ながら操作できるので
入力しやすいです。
PDFだと、ファイルの中身を見ながらファイル名の入力ができません。
freee会計のファイルボックス・どんなものかやってみる
例えば下記 ネット購入し、領収書をサイトからダウンロードしたとします。
取引日 R5.5.8
取引金額 2580円
取引先 楽天
内容 モバイルバッテリー
です。
このファイルをfreee会計のファイルボックスに入れます。
取引タブから
ファイルボックスを開くと以下の画面
先ほどの楽天のファイルをここに入れましょう
アップロードできたら下にスクロール
無事入っています。
画像をダブルクリックしましょう。
以下の画面になります。
もしまだ仕訳していないものなら
下の部分の取引登録で取引を登録すると仕訳もたちます。
こちら登録すると、
「支出を登録する」クリックで
ファイル情報を見てみると
「発行日」「金額」が入っています。
残りの「発行元」に「楽天」と入力
ファイルボックスに入れる画像が電子取引のものだけだとこれでいいのですが、
そんなことはありません。
きっと、紙でもらった領収書、請求書、レシート
様々なものを読み込んで、
手入力の時短を図っている方がほとんどだと思います。
そう、
ファイルボックスに様々な紙の画像が入り込んでいるのです。
税務署に尋ねたところ、
それはよろしくない、
電子取引のみ提示できるようにしておくのが現行の法律では妥当
とのこと。
そこで、いいものを見つけました。
補足情報の「メモ」です。
電子取引の電子保存をしているファイルには、
メモに「電子取引」と入力することで
他の紙を読み取った画像と分けて検索できるようになりますね！
さらには
検索機能も備えています。
基準期間5000万円超えの企業でも対応できています。
因みに
先ほどの、電子保存に必要な3項目の入力が抜けていないかどうかは
下のタブ
「電子保存項目の入力」タブをクリックすると表示されます。
メモ「電子取引」で絞り込むのを忘れないように。
「未入力のファイルのみ表示」のみにチェックになっていますが、
「登録済みのファイルのみ表示」にもチェックを入れると
3項目いずれか入力されていないものだけ出てきます。
ココで一気に入力するのもありです。
事務処理規程は必要
国税庁のHPの雛形をダウンロードしましょう。
基準期間5000万円以下の事業者は3項目の入力すらいらない
「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には」
という要件がありますが、
すぐ分かる程度の件数ならば、
3項目の入力すら必要ありません。
ファイルボックスに入れるだけでOKです。
「メモ」に電子取引と入力するだけです。
楽ですね！！
是非freee会計を使っている方
お試し下さい！
（注）当ホームページに記載しております情報の正確性については万全を期しておりますが、 これらの情報に基づき利用者自らが税務申告や各種手続きをされた場合の税務上その他 一切の法律上の責任は保障することはできませんのでご了承ください。
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